Booking confirmation là gì? Mẫu booking confirmation

Booking confirmation là gì? Đây là một thuật ngữ xuất nhập khẩu bắt buộc mọi người trong ngành cần biết và hiểu rõ. Cùng HPW CARGO tìm hiểu nội dung trên giấy tờ này và quy trình lấy mà các m sao nhé.

Booking confirmation là gì?

Booking confirmation được dịch ra là xác nhận đặt chỗ. Đây là một giấy tờ rất quan trọng trong quy trình vận tải biển đối với hàng xuất khẩu ra các nước trên thế giới.

Sau khi người thuê tàu và hãng tàu/FWD đạt được những thỏa thuận mong muốn về giá cước, phía hãng tàu sẽ gửi lại một xác nhận với người thuê tàu rằng họ đã book được hay giữ được chỗ trên tàu hoặc có thể giữ được containers để chở hàng. Có được xác nhận này có nghĩa là bạn đã nhận được một lệnh yêu cầu cung cấp container rỗng.

Như vậy, booking confirmation là danh từ chỉ việc xác nhận thủ tục đặt hàng trước của khách hàng đối với đơn vị/hãng vận chuyển. Booking là công việc khá dễ dàng, điều quan trọng nhất bạn cần thực hiện đó chính là lựa chọn được hãng tàu hợp lý và book sớm nhất vì bạn là khách hàng trực tiếp.

Nội dung trên booking confirmation

Trên phiếu xác nhận đặt hàng sở hữu những thông tin chi tiết sau:

Booking No: Là số hiệu booking mà hãng tàu quy định riêng.
Carrier: Đơn vị/ hãng vận tải, hãng tàu cung cấp.
Vessel/Voyage: Tên của tàu và số hiệu của chuyến tàu.
Port of receipt (POR): Cảng nơi nhận hàng.
Port of loading (POD): Cảng nơi bốc hàng.
Si cut off date: Thời gian gửi các thông tin để làm Bill of lading tới các hãng tàu.
Cut off date/time: Thời gian cắt máng và kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu.
ETA/ETD Date: Ngày tàu bốc xếp hàng tại cảng và ngày tàu rời cảng.
Connection VSL/VOY: Tên tàu và số hiệu chuyến khi vận tải.
Final Destination: Cảng giao hàng cuối cùng của chuyến đi.
Shipper: Người gửi hàng ( thường là FWD booking tàu thay cho chủ của hàng).
Service Type/Mode: Phương thức giao nhận hàng hóa vận chuyển.
Commodity: Tên loại hàng hóa.
QTY/Type: Thông tin chi tiết về container.
Stuffing Place: Nơi đóng hàng hóa.
Payment Term: Hình thức/Phương thức thanh toán cước.

Booking Confirmation được gửi tới ai?

Booking Confirmation chính là chứng từ do người đặt chỗ (Hoặc shipper) gửi tới các đơn vị vận tải. Quy trình có thể được gửi như sau:

Trường hợp 1: Shipper sẽ đi qua dịch vụ trung gian. Khi này shipper sẽ không trực tiếp liên hệ với các hãng tàu mà sẽ thông qua một đơn vị trung gian nào đó. Vì vậy, họ sẽ không trực tiếp gửi xác nhận đặt chỗ cho hãng tàu mà gửi cho các đơn vị hỗ trợ. Sau đó công ty sẽ gửi cho hãng.
Trường hợp 2: Shipper sẽ đi trực tiếp qua hãng tàu. Khi này thay vì gửi trực tiếp qua bên thứ 3 như trường hợp 1. Shipper sẽ liên hệ trực tiếp với các hãng tàu, hãng bay để có thể trả booking confirmation.

Quy trình thực hiện booking

Quy trình thực hiện booking hiện nay gần như không quá khó khăn. Bởi, trên thị trường hiện có rất nhiều công ty Forwarder. Các đơn vị công ty sẽ giúp bạn thực hiện việc này hoặc các bộ phận nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho quý khách. Do đó, bạn không cần quá lo lắng về các bước thực hiện booking.

Hình ảnh mô tả quy trình thực hiện booking

Thay vào đó, bạn cần chú ý đến các thông tin mà bạn cần cung cấp trong quá trình này. Bởi nó sẽ quyết định trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hóa của quý khách sau này. Quy trình booking confirmation được thực hiện theo 3 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Sau khi đạt những thỏa thuận về thời gian, giá cước,… phía bên doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển để yêu cầu đặt trước một chỗ trong các hãng tàu. Cụ thể được ghi chi tiết trên booking request. Trong thủ tục này thường bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa, khối lượng hàng hóa, tên hàng hóa, các thông tin chi tiết về cảng đi cảng đến, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể,… .
Bước 2: Khi mọi thông tin được kê khai và điền đầy đủ, hai bên doanh nghiệp và công ty vận chuyển đã làm việc với nhau xong. Hai đơn vị này sẽ cùng nhau vận chuyển hàng hóa đó theo như nhu cầu khách hàng.
Bước 3: Xác nhận thông tin liên hệ với các hãng để nhận lệnh cấp container rỗng, sau đó đóng hàng vào và thực hiện vận chuyển hàng hóa.

Mẫu Booking Confirmation

Dưới đây là một số mẫu booking confirmation bạn có thể tham khảo:

Mẫu 1

Mẫu 2

Trên đây HPW CARGO đã giải đáp cho bạn “Booking confirmation là gì” và những vấn đề xoay quanh nó. Nếu quý khách có thắc mắc gì, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhé.