Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển gồm 12 bước là quá trình phức tạp nhưng cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc tế. Bài viết của HPW CARGO sau đây sẽ hướng dẫn bạn thực hiện chi tiết từng bước trong quy trình này nhé.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển là một chuỗi các bước và thủ tục phức tạp, từ khởi đầu việc liên hệ và chọn hãng tàu cho đến việc vận chuyển hàng hóa đến đích.

Bước 1: Liên hệ và chọn hãng tàu

Các hãng tàu thường sẽ hết chỗ sớm trước 1 tuần, đặc biệt là trong mùa cao điểm. Khi bạn thực hiện việc đặt chỗ tàu để nhập hàng, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển tại Việt Nam để tiến hành đặt chỗ tàu. Sau đó, họ sẽ liên lạc với đối tác của bạn để tiến hành việc đóng gói hàng hóa theo kế hoạch đã được thống nhất trước.

Để có thể đặt chỗ tàu, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:

Cảng xuất phát (port of loading): Địa điểm nơi bạn sẽ xếp hàng lên tàu.
Loại vận chuyển (transit hay direct): Tùy theo yêu cầu của bạn và thỏa thuận giữa các bên.
Cảng đến (port of discharge): Nơi bạn dự định sẽ hạ hàng từ tàu.
Tên hàng hóa và trọng lượng: Dựa trên thông tin từ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
Ngày dự kiến xuất phát (ETD – Estimated Time of Departure): Ngày dự kiến tàu sẽ rời cảng.
Thời gian đóng gói hàng: Theo kế hoạch đã thống nhất giữa các bên. Và một số yêu cầu khác.

Tóm lại, quá trình đặt chỗ tàu là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển và việc cung cấp đầy đủ thông tin cho hãng tàu là rất cần thiết để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Quá trình đặt chỗ tàu là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa thông qua đường biển

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận thông tin đã đặt

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là kiểm tra thông tin trên đơn đặt chỗ tàu (booking). Dưới đây là các thông tin quan trọng cần kiểm tra:

Đảm bảo rằng thông tin về cảng xuất phát và cảng đến đã đúng theo yêu cầu.
Kiểm tra xem nhiệt độ và độ thông gió đã đáp ứng đúng yêu cầu của hàng hóa. Đối với các mặt hàng đông lạnh, nhiệt độ âm, việc này càng quan trọng.
Xác nhận loại container cần sử dụng (khô, lạnh, cao, thường) cùng với kích thước (20′ hoặc 40′). Điều này đảm bảo rằng container phù hợp với loại hàng hóa cũng như yêu cầu của bạn.

Kiểm tra và xác nhận thông tin đã đặt để đảm bảo rằng thông tin về cảng xuất phát và cảng đến đã đúng theo yêu cầu

Bước 3: Theo dõi quá trình đóng hàng và cập nhật đầy đủ thông tin từ bên xuất khẩu

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, việc theo dõi và giám sát tiến trình đóng gói hàng để cung cấp thông tin cập nhật cho đối tác là nhiệm vụ của nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch của FDW tại Việt Nam – Đơn vị bạn đang sử dụng cho vận chuyển.

Ảnh chụp container trống: Điều này nhằm đảm bảo rằng container không có hư hại gì khi bạn nhận nó. Bất kỳ hư hại nào sau này có thể được xác định là do bạn chịu trách nhiệm.
Hình ảnh bảng nhiệt độ (đối với hàng đông lạnh): Đây là một yếu tố quan trọng đối với các mặt hàng đông lạnh. Hình ảnh bảng nhiệt độ sẽ chứng minh rằng nhiệt độ được duy trì ở mức an toàn cho hàng hóa trong container.

Bước 4: Kiểm tra xác nhận chứng từ và hồ sơ liên quan tới lô hàng

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là kểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng.Trước khi bắt đầu quá trình nhập khẩu một lô hàng, việc tìm hiểu về các chứng từ cần thiết là điều quan trọng. Sau đó, bạn cần yêu cầu đối tác của mình chuẩn bị các chứng từ này. Lưu ý rằng việc kiểm tra kỹ các thông tin trên chứng từ là một bước quan trọng, vì một sai sót nhỏ có thể gây ra các vấn đề lớn với hải quan và cơ quan nhà nước.

Các chứng từ quan trọng cần kiểm tra và chuẩn bị bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là hóa đơn mô tả chi tiết về hàng hóa, giá trị, số lượng và các điều khoản thanh toán.

Hình ảnh hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Vận đơn hàng hóa (Bill of Lading): Chứng từ này xác nhận việc vận chuyển hàng hóa, thông tin về tàu và tên người nhận hàng.
Hóa đơn khai thuế nhập khẩu (Import Tax Invoice): Đây là hóa đơn chứng minh giá trị hàng hóa để tính thuế nhập khẩu.
Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin): Xác nhận nơi sản xuất của hàng hóa, có thể ảnh hưởng đến thuế và chính sách xuất xứ.
Chứng từ kiểm tra chất lượng (Quality Inspection Certificate): Đối với một số loại hàng hóa, chứng từ này xác nhận việc kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Chứng từ xác nhận việc bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Chứng từ hải quan (Customs Declaration): Đây là chứng từ mô tả thông tin chi tiết về hàng hóa để được thông quan tại cửa khẩu.

Bước 5: Nhà nhập khẩu nhận được arrival notice – thông báo khi hàng đến

Trước khi tàu cập cảng ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận.
Thông báo hàng đến (arrival notice) cung cấp chi tiết về thời gian dự kiến tàu cập bến và các thông tin liên quan đến lô hàng. Đây là thông điệp từ hãng tàu/đại lý giao nhận để thông báo về tình hình lô hàng. Thông tin trên arrival notice sẽ bao gồm tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa và nhiều thông tin khác. Ngoài ra, thông báo này cũng liệt kê các khoản phụ phí (local charges) có thể phát sinh.

Tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bạn cần thực hiện các bước để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O), bao gồm các giấy tờ sau:

Giấy giới thiệu: Để xác nhận danh tính và quyền lợi của bạn trong việc nhận hàng.
Bill of Lading gốc: Đây là giấy tờ quan trọng xác nhận việc bạn là người được quyền nhận hàng.
Giấy ủy quyền (nếu cần): Nếu bạn không thể có mặt tại cảng để nhận hàng, giấy ủy quyền cho phép người khác nhận thay bạn.

Bước 6: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Trước khi tàu cập cảng ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận. Thông báo hàng đến (arrival notice) cung cấp chi tiết về thời gian dự kiến tàu cập bến và các thông tin liên quan đến lô hàng.

Đây là thông điệp từ hãng tàu/đại lý giao nhận để thông báo về tình hình lô hàng. Thông tin trên arrival notice sẽ bao gồm tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa và nhiều thông tin khác. Ngoài ra, thông báo này cũng liệt kê các khoản phụ phí (local charges) có thể phát sinh.

Tiếp theo, bạn cần thực hiện các bước để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O), bao gồm các giấy tờ sau:

Giấy giới thiệu: Để xác nhận danh tính và quyền lợi của bạn trong việc nhận hàng.
Bill of Lading gốc: Đây là giấy tờ quan trọng xác nhận việc bạn là người được quyền nhận hàng.
Giấy ủy quyền (nếu cần): Nếu bạn không thể có mặt tại cảng để nhận hàng, giấy ủy quyền cho phép người khác nhận thay bạn.

Đảm bảo rằng bạn tuân thủ quy trình này một cách chính xác để đảm bảo việc nhận và giao hàng diễn ra thuận lợi và theo kế hoạch.

Bước 7: Đăng ký các chứng nhận liên quan tới lô hàng

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là đăng ký các chứng nhận liên quan tới lô hàng.

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, mã HS code và các quy định của Nhà nước, bạn cần thực hiện các thủ tục đăng ký để được cấp các chứng nhận liên quan.
Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và yêu cầu liên quan đến nhập khẩu hàng hóa, bạn cần tìm hiểu kỹ về các quy định của Nhà nước và thực hiện đăng ký các chứng nhận cần thiết trước khi tiến hành nhập khẩu. Điều này sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro và vấn đề pháp lý trong quá trình nhập khẩu và giao dịch.

Bước 8: Khai báo hải quan hàng nhập

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải sắp xếp đầy đủ các giấy tờ sau:

Hợp đồng (contract).
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói (packing list).
Vận đơn (bill of lading).
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – Certificate of Origin – C/O (nếu có).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Các chứng từ khác liên quan.

Để thực hiện khai báo hải quan qua mạng, bạn cần cung cấp đầy đủ các chứng từ sau:

Sales contract (Hợp đồng).
Commercial invoice .
Packing list (Phiếu đóng gói).
Bill of lading (Vận đơn).
Certificate of Origin (C/O), hóa đơn cước (nếu có), và các chứng từ liên quan khác.

Hãy lưu ý rằng việc sử dụng chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai báo hải quan điện tử là quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và xác thực thông tin. Quá trình này sẽ đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ đầy đủ các quy định và yêu cầu hải quan trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.

Bước 9: Mở và thông quan tờ khai

Sau khi hoàn thành các bước trên, bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là bạn cần thực hiện mở và thông quan tờ khai.

1. Thủ tục hải quan tại cảng

Tờ khai luồng xanh: Đóng thuế và tiền thuế vào, sau đó có thể in mã vạch cho việc thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: Đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai, sau đó thực hiện các bước mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: Tương tự như luồng vàng, nhưng trong quá trình mở tờ khai thực tế, có bước kiểm tra hàng hóa.

Thủ tục hải quan tại cảng

2. Mở tờ khai hải quan

Để thực hiện bước này, bạn cần sắp xếp đầy đủ các giấy tờ sau:

Giấy giới thiệu.
Tờ khai phân luồng.
Invoice (Hóa đơn thương mại).
Packing list (Phiếu đóng gói).
Bill of lading (Vận đơn).
Các chứng từ cần thiết khác (C/O, giấy phép nhập khẩu, hóa đơn cước,…).

Khi bạn xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ, hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống. Quá trình này sẽ đảm bảo rằng hàng hóa của bạn được xử lý theo đúng quy định và yêu cầu hải quan của nước nhập khẩu.

Bước 10: Thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai thông quan và thuế đã được nộp, bạn cần in và gắn mã vạch lên hàng hóa. Tiếp theo, nộp tờ khai thông quan và mã vạch cho cơ quan hải quan. Họ đóng dấu lên mã vạch và trả lại 1 bộ cho bạn, còn 1 bộ họ giữ để kiểm soát.

Bước 11: Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi đã thanh lý tờ khai, bạn cần thực hiện các bước sau:

Đến phòng thương vụ cảng, đóng phí với lệnh giao hàng (D/O).
Giao chứng từ cho tài xế (EIR, D/O).
Tài xế trình hải quan cổng và được giám sát.
Xe rời cảng, chờ lấy hàng về kho.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ & chứng từ

Đây là bước cuối cùng để hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc lưu trữ chứng từ sẽ giúp bạn có bằng chứng và thông tin cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp trong các tình huống khác nhau. Cập nhật các giấy tờ sau:

Hồ sơ hải quan, khai bổ sung, đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế và báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế. Và một số hồ sơ khác.

Lưu ý rằng việc lưu trữ chứng từ cần phải tuân theo các quy định về lưu trữ tài liệu và thời hạn lưu giữ được quy định bởi pháp luật.

HPW CARGO – Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển uy tín

Đơn vị chúng tôi đã có hơn chực năm kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển và nhiều đường khác. Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, bạn sẽ nhận được những điều sau:

Chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển và hàng không, giúp khách hàng vận chuyển hàng hóa đến mọi nơi trên thế giới một cách hiệu quả và an toàn.
Với sự hiểu biết sâu rộng về quy trình thủ tục hải quan và quy định về xuất nhập khẩu.
Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong việc xử lý các thủ tục phức tạp để đảm bảo hàng hóa luôn di chuyển một cách liền mạch qua biên giới quốc gia.
Công ty có khả năng tổ chức vận chuyển hàng hóa qua nhiều phương thức như biển, không, đường bộ và đường sắt.
Đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn về logistics và quản lý chuỗi cung ứng, giúp bạn tối ưu hóa quá trình vận chuyển và lưu thông hàng hóa.

Chúng tôi tự hào có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ và cung cấp các giải pháp hiệu quả cho khách hàng. Hiện nay, chúng tôi có 2 chi nhánh tại hai thành phố lớn ở Việt Nam:

Trụ sở chính Hà Nội:
- Địa chỉ: Số 143 – 145 Nguyễn Đình Thi, Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội, Việt Nam.
- Hotline liên hệ: 024 3773 9818.
Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Vietnam Airlines, 108 Hồng Hà, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Hotline liên hệ: 028 3848 7114.

Trên đây là chi tiết 12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Nếu quý khách có thắc mắc hoặc muốn sử dụng dịch vụ, hãy liên hệ với HPW CARGO qua hotline 0919001656 để được tư vấn chi tiết nhé!

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển