Shipping order là gì trong xuất nhập khẩu?

Shipping order là gì? Nó được ai phát hành? Trong nội dung gồm những gì và có ý nghĩa gì trong xuất nhập khẩu? Hãy cùng HPW CARGO khám phá chi tiết hơn về loại tài liệu này nhé!

Shipping order là gì trong xuất nhập khẩu?

Shipping order (S/O) trong xuất nhập khẩu là đơn đặt hàng vận chuyển, dùng để xác nhận người vận chuyển đã đặt một ví trí trên tàu.

S/O phải được xuất trình cùng với các chứng từ khác như biên nhận tàu. Điều này cần thiết để người giao hàng có thể xuất trình các chứng từ này cho bên nhận hàng kiểm tra và hoàn thành quá trình giao hàng một cách chính xác và hợp pháp.

Ai phát hành shipping order?

Tài liệu này thường được phát hành bởi các hãng tàu. Các hãng tàu đóng vai trò quan trọng trong vận hành tàu và sở hữu các container để vận chuyển hàng hóa trên biển. Do đó, họ có quyền và trách nhiệm phát hành shipping order cho người gửi hàng hoặc cho một công ty giao nhận vận tải được chỉ định.

Nếu người gửi hàng quyết định tham gia trực tiếp với một hãng tàu để đặt chỗ vận chuyển, hãng tàu sẽ phát hành shipping order trực tiếp cho họ. Điều này xảy ra khi người gửi hàng tự quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển của mình.

Tuy nhiên, nhiều người gửi hàng chọn thuê một công ty giao nhận vận tải để thay mặt họ xử lý các chứng từ và quy trình liên quan đến vận chuyển. Trong trường hợp này, hãng tàu sẽ hướng dẫn gửi lệnh vận chuyển (Shipping Order) cho công ty giao nhận vận chuyển được chỉ định.

Công ty giao nhận vận tải có vai trò quan trọng trong quá trình này. Sau khi nhận được shipping order từ hãng tàu, họ sẽ liên lạc với tài xế xe tải do người gửi hàng chỉ định hoặc sử dụng đội xe riêng của họ.

Nội dung của shipping order

Để hiểu rõ hơn về nội dung cụ thể của tài liệu này và tại sao nó quan trọng, hãy xem xét các thành phần chính trong một bản shipping order đầy đủ.

• Số thứ tự: Số thứ tự là một yếu tố quan trọng để xác định và theo dõi các đơn hàng và giao dịch liên quan đến Shipping Order.
• Ngày và tháng: Ngày và tháng trong Shipping Order xác định thời điểm cụ thể mà vận chuyển hàng hóa sẽ diễn ra hoặc thời điểm tài liệu này được tạo ra.
• Thông tin về người gửi: Shipping order bao gồm tên và địa chỉ của người gửi hàng, người hoặc tổ chức chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ điểm xuất phát đến điểm đích.
• Người môi giới hải quan: Thông tin về người môi giới hải quan cung cấp thông tin về người đại diện trong việc xử lý các thủ tục hải quan và pháp lý liên quan đến hàng hóa.
• Người giao nhận: Shipping order cũng ghi rõ thông tin về người giao nhận hàng, tức là người hoặc tổ chức sẽ nhận và xử lý hàng hóa tại điểm đích.
• Ngày giao hàng và nhận hàng: Ngày giao hàng xác định thời điểm hàng hóa được giao cho người vận chuyển tại điểm xuất phát, trong khi ngày nhận là thời điểm dự kiến để nhận hàng tại điểm đích.
• Số đơn đặt hàng của khách hàng: Thông tin này là để liên kết Shipping Order với các đơn đặt hàng cụ thể của khách hàng.
• Số tàu và số chuyển đi: Shipping order ghi rõ số tàu và số chuyến đi mà hàng hóa sẽ được vận chuyển trên. Điều này giúp xác định tàu hoặc chuyến đi cụ thể.
• Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng cụ thể: Shipping order cung cấp thông tin về thời gian dự kiến của việc giao hàng, cùng với địa điểm cụ thể mà hàng hóa sẽ được nhận.
• Số lượng hàng hóa: Thông tin này xác định số lượng và loại hàng hóa cụ thể được vận chuyển trong đợt giao hàng này.
• Ngày hết hạn nhận chở hàng: Shipping order đề cập đến thời điểm cuối cùng mà hàng hóa có thể được nhận và chở đi trước khi hết hạn.

Nội dung của S/O gồm nhiều thông tin

Ý nghĩa của shipping order trong xuất nhập khẩu

Đây không chỉ là một tài liệu giúp theo dõi thông tin vận chuyển hàng hóa mà còn là một phần quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, bảo mật và hợp pháp trong quá trình xuất nhập khẩu. Hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa cụ thể của tài liệu này dưới đây:

Điều hướng vận chuyển

S/O chứa thông tin về người gửi, người môi giới hải quan, người giao nhận, và các chi tiết khác liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. Điều này giúp xác định các bên tham gia và quyền và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình vận chuyển.

Shipping order có ý nghĩa điều hướng vận chuyển

Xác minh người nhận

Một phần quan trọng của shipping order là phần dành cho chữ ký của người nhận. Khi hàng hóa đến đích, người nhận sẽ xác minh rằng các mặt hàng được liệt kê trong tài liệu đã được nhận đúng và không có sự hỏng hóc hoặc thiếu sót. Sau đó, họ sẽ ký tên xác nhận việc nhận hàng.

Đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật của đơn vị vận chuyển

Shipping Order là một phần của quy trình xuất nhập khẩu và phải tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan đến vận chuyển hàng hóa. Sự tồn tại và tính chính xác của tài liệu giúp đảm bảo rằng các bên thực hiện các quy định này một cách chính xác và hợp pháp.

Tạo sự liên kết giữa các bên trong vận chuyển

Tài liệu này thường phải đi kèm với biên nhận tàu. Hai tài liệu này cùng nhau tạo thành một hệ thống chứng từ quan trọng cho việc vận chuyển hàng hóa. Người giao hàng phải xuất trình cả shipping order và biên nhận tàu khi giao hàng cho bên người nhận hàng kiểm tra và xác nhận.

Trên đây HPW CARGO đã giải đáp cho bạn định nghĩa “shipping order là gì” và những thông tin liên quan đến nó. Nếu quý khách còn thắc mắc gì, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc nhé!