Arrival notice là gì? Chức năng của chứng từ này là gì?

Arrival Notice là gì? Đây là một câu hỏi nhiều người gặp phải khi mới tìm hiểu về xuất nhập khẩu hàng hóa. Trong bài viết này, HPW CARGO sẽ giải đáp cho bạn khái niệm và một số thông tin liên quan tới chứng từ này nhé.

Arrival Notice là gì?

Arrival Notice (A/N) hay còn gọi là thông báo hàng đến là một chứng từ do hãng tàu, đại lý hãng tàu, công ty logistics hoặc công ty forwarder gửi tới người nhận hàng (Consignee) để thông báo về lịch trình khởi hành, ngày hàng đến, số lượng và những thông tin khác.

Đặc điểm của giấy báo nhận hàng Arrival Notice

Dưới đây là các đặc điểm của loại chứng từ này:

Chỉ có trong bộ chứng từ hàng nhập, không có trong bộ chứng từ hàng xuất khẩu: Đây là một tài liệu chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Dùng để xác định hàng hóa và cước phí: Mục đích chính của giấy báo hàng đến là thông báo về tình trạng của hàng hóa tại thời điểm đến cảng. Điều này bao gồm mô tả về tình trạng, số lượng, loại hàng hóa và bất kỳ thông tin quan trọng nào liên quan đến lô hàng. Ngoài ra, giấy báo hàng đến cũng thông báo về cước phí vận chuyển mà người mua có thể phải chi trả tại điểm nhập khẩu.
Là căn cứ để khai báo nhập khẩu: Giấy báo hàng đến đóng vai trò quan trọng như một căn cứ để khai báo hải quan khi hàng hóa nhập khẩu. Thông tin chính xác trong giấy báo hàng đến sẽ ảnh hưởng đến việc hải quan xác nhận thông tin và thủ tục nhập khẩu.

Giấy báo hàng đến là căn cứ để khai báo nhập khẩu

Chức năng của Arrival Notice trong xuất nhập khẩu

Dưới đây là các chức năng của chứng từ này:

Khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu: Một trong những chức năng quan trọng của giấy báo hàng đến là cung cấp thông tin cụ thể về lô hàng hóa đến người nhận hàng (Consignee). Nhận được Arrival Notice, người nhận hàng có thể tiến hành khai báo hải quan cho hàng hóa mình đang chuẩn bị nhập về.
Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O): Khi nhận được giấy báo hàng đến, bộ phận hiện trường thường sẽ đến văn phòng cảng để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Lệnh giao hàng này là chứng từ quan trọng cho phép người nhận hàng (Consignee) lấy hàng từ cảng.

Có giấy báo nhận hàng sẽ lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Quản lý lô hàng: Nếu giấy báo hàng đến được gửi kèm với hàng nguyên cont của một người mua duy nhất, việc đóng gói hàng trong riêng một hoặc nhiều container mà không phải đóng chung với những người mua khác có thể diễn ra. Trong trường hợp này, đại lý sẽ thực hiện việc đặt container và thực hiện các thủ tục hải quan để lấy hàng về cho người mua.
Tối ưu quá trình lấy hàng: Cho dù doanh nghiệp muốn tự đến hãng tàu để lấy hàng hay không, giấy báo hàng đến vẫn có vai trò quan trọng. Thông qua quy trình ủy quyền từ đại lý, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa việc lấy hàng tại cảng, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình.
Đảm bảo thông tin chính xác: Chứng từ Arrival Notice cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, giúp người nhận hàng (Consignee) có thể lấy lệnh giao hàng D/O dựa trên căn cứ rõ ràng. Việc chuẩn bị các giấy tờ như giấy giới thiệu, vận đơn, và căn cước công dân là quan trọng để đảm bảo việc nhận hàng đúng hạn.

>> Bạn có thể tìm hiểu thêm: CONSIGNEE LÀ GÌ? PHÂN BIỆT SHIPPER – CONSIGNEE

Ai là người phát hành Arrival Notice?

Các tổ chức có liên quan đến vận chuyển và giao nhận hàng hóa sẽ thường là người phát hành thông báo này. Cụ thể:

Hãng tàu và đại lý tàu: Nếu bạn sử dụng dịch vụ vận chuyển của các hãng tàu, thì chính hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ là người phát hành thống báo cho bạn. Họ sẽ cung cấp thông tin về lịch trình tàu đến cảng đích, tình trạng hàng hóa và các chi tiết quan trọng khác.
Công ty Logistic hoặc Forwarder: Ban đầu, hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ phát hành thông báo hàng đến cho công ty logistics hoặc forwarder. Sau đó, công ty này sẽ thực hiện việc phát hành một bản thông báo hàng đến dựa trên bản từ hãng tàu và đưa thông tin này tới bạn.

Người phát hành Arrival Notice là hãng tàu và đại lý tàu hoặc các công ty Logistic / Forwarder

Nội dung trên giấy báo nhận hàng Arrival Notice

Dưới đây là những nội dung chính thường có trên chứng từ này:

Vessel/Voyage: Đây là thông tin về tên hãng tàu hoặc số chuyến tàu mà lô hàng đang vận chuyển trên. Thông tin này giúp xác định nguồn gốc và lịch trình của hàng hóa.
MBL/HBL: MBL (Master Bill of Lading) hoặc HBL (House Bill of Lading) là vận đơn đường biển được phát hành bởi hãng tàu. Đây là tài liệu chứng nhận về việc chấp nhận hàng hóa và cam kết vận chuyển đến điểm đích.
Quantity: Thông tin về số lượng hàng hoá nhập khẩu được hiển thị trên giấy báo hàng đến. Điều này giúp người nhận hàng dễ dàng kiểm tra và xác định lượng hàng cần đón nhận.
Cont/Seal No: Nếu hàng hoá được đóng gói trong container, số container và số chì chứa hàng thường được hiển thị. Điều này giúp quản lý chính xác và nhận dạng hàng hóa.
Port of Loading: Tên cảng thực hiện xếp hàng hoá lên tàu được thể hiện trên giấy báo hàng đến. Đây là điểm khởi hành của lô hàng.
Port of Discharge: Tên cảng dỡ hàng hoá từ tàu xuống cũng được ghi rõ trên giấy báo hàng đến. Đây là cảng đích của lô hàng.
ETD: Thời gian dự kiến tàu sẽ rời khỏi cảng xếp hàng.
ETA: Thời gian dự kiến tàu đến cảng đích.
Port/Warehouse: Tên cảng hoặc kho hàng hoá sẽ được chuyển đến sau khi dỡ từ tàu.
Local Charge: Thông tin về các khoản phí và chi phí cần trả tại cảng xếp và cảng dỡ.
Pick Up D/O At: Nơi và địa điểm lấy lệnh giao hàng (Delivery Order) để lấy hàng từ cảng.
Remark: Các ghi chú, thông tin bổ sung hoặc hướng dẫn thêm từ hãng tàu.

Nội dung trên giấy báo nhận hàng Arrival Notice

So sánh Arrival Notice và Delivery Order

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, Arrival Notice và Delivery Order là hai khái niệm quan trọng giúp quản lý và thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả. Dưới đây là một so sánh chi tiết giữa Arrival Notice và Delivery Order:

Yếu tố so sánh	Arrival Notice	Delivery Order (Lệnh giao hàng)
Khái niệm	Là tài liệu thông báo về thông tin hàng hóa và thời gian nhận hàng đối với người nhận hàng	Là tài liệu chứng nhận cho phép doanh nghiệp nhập khẩu rút hàng hóa ra khỏi container, kho, hoặc bãi sau khi hoàn thành các thủ tục và thanh toán phí liên quan
Nội dung	Bao gồm thông tin về tên hãng tàu, số chuyến tàu, số container, số lượng hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thời gian dự định tàu đi (ETD) và thời gian dự định tàu đến (ETA).	Bao gồm thông tin về người nhận hàng, thông tin về lô hàng, số lượng hàng, cảng đích, và các thông tin liên quan đến quá trình giao nhận hàng.

Mẫu giấy thông báo hàng đến

Dưới đây là những mẫu Arrival Notice mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

Mẫu 4

Trên đây HPW CARGO đã giải đáp cho bạn khái niệm “Arrival Notice là gì” và một số thông tin liên quan tới loại chứng từ này. Hy vọng qua những thông tin trên bạn sẽ tìm được câu trả lời cho các thắc mắc của mình.