Booking note là gì? Mẫu booking note của các hãng tàu

Booking note là gì? Nội dung trên đó có những gì? Quy trình lấy booking note từ các hãng tàu ra sao? Lưu ý gì khi lấy loại giấy tờ này trong xuất nhập khẩu hàng hóa? Các mẫu chuẩn? Theo dõi bài viết dưới đây do HPW CARGO cung cấp để có những thông tin chi tiết nhất nhé!

Booking note là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, các đơn vị xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ để giúp cho việc thông hành hàng hóa diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn, một trong số những loại giấy tờ đó chính là booking note. Để hiểu được booking note là gì, chúng ta cùng phân tích rõ cụm từ này:

Booking: là thao tác đặt chỗ mà chủ hàng sẽ là người đứng ra đặt chỗ với các hãng tàu vận chuyển. Đây sẽ là cách giúp chủ hàng có thể giữ được một vị trí cho hàng hóa của mình khi gửi hàng bằng các tàu vận chuyển. Thông thường, quá trình booking sẽ được Forwarder (dịch vụ chăm sóc khách hàng) đảm nhận. Họ sẽ liên lạc trực tiếp và lấy thông tin từ các hãng tàu hoặc airline. Việc booking thật sự không quá khó để thực hiện, tuy nhiên để tìm được tàu phù hợp và book tàu đúng thời điểm cần thiết. Thì điều bạn cần làm đó chính là cần phải tìm hiểu kỹ càng trước khi book. Chính vì vậy, mà hầu hết các nhà xuất khẩu sẽ giao công việc này cho một Forwarder để đảm bảo quá trình booking diễn ra thuận tiện hơn.
Note: Là chỉ thao tác ghi lại những điều xảy ra

Vì vậy, chúng ta có thể hiểu booking note là thỏa thuận lưu khoang hoặc giấy lưu cước, là một chứng từ thể hiện việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hoá.

Nội dung trên booking note có những gì?

Những nội dung có trên booking note bạn cần biết chính xác, gồm có:

Booking no: Số đặt chỗ.
Vessel/ Voy no: Tên tàu, số chuyến tàu.
ETD, ETA: Dự kiến thời gian tàu chở hàng xuất phát và tàu đến địa điểm vận chuyển.
Thông tin về số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến và thông tin loại hàng hóa.
Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng và cảng chuyển tải.
Địa điểm để lấy vỏ container rỗng, địa điểm để hạ container hàng (đối với hàng FCL).
Địa điểm kho đóng hàng và thời hạn đóng hàng (đối với mặt hàng LCL).
Closing time, shipping instruction cut-off time, VGM cut-off time.
Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển hàng hóa.

Hình ảnh nội dung của một tờ booking note

Quy trình lấy booking note

Quy trình lấy chứng từ này chủ hàng có thể tự mình thực hiện hoặc thông qua các bộ phận Forwarder của đơn vị trung gian. Cách làm phổ biến với nhiều doanh nghiệp hiện nay đó vẫn là áp dụng thực hiện booking note qua Forwarder.

Quy trình lấy booking note chủ hàng có thể tự mình thực hiện hoặc thông qua các bộ phận Forwarder của đơn vị trung gian

Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1:

Sau khi chủ kiện hàng đã chuẩn bị đầy đủ số hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ trực tiếp lên hệ với các Forwarder để thực hiện quy trình booking note hãng tàu để vận chuyển hàng hóa. Khi liên hệ, chủ hàng chú ý cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm: Cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày dự định vận chuyển, yêu cầu về chỗ cấp container, rỗng – hạ container, về thời gian cảng đi cảng đến,… .
Các thông tin trên sẽ giúp cho quá trình thực hiện booking note diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều. Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết trên, Forwarder sẽ liên hệ trực tiếp với các hãng tàu để có thể lựa chọn chuyến tàu thích hợp nhất, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
Khi chọn được tàu phù hợp, đơn vị sẽ liên hệ với bên hãng tàu và bên khách hàng để có thể thống nhất mức giá cước. Cũng như thực hiện việc gửi booking request đến các hãng tàu để đặt chỗ.

>>> Bạn có thể xem thêm: FREIGHT FORWARDER LÀ GÌ? VAI TRÒ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

Bước 2:

Khi nhận được đầy đủ thông tin booking reqquest hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra. Nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp nhất với yêu cầu sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu vận chuyển đó.
Thông tin có trên lệnh cấp container rỗng sẽ bao gồm: Số booking, tên tàu vận chuyển, cảng xếp hàng – port of loading, cảng giao hàng – post of delivery, giờ cắt máng – closing time, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, cảng chuyển tải – port of discharge,… .

Bước 3:

Qua bộ phận Forwarder trung gian, khách hàng sẽ nhận được những thông tin cần thiết, chính xác. Và sau đó chuẩn bị hàng hóa để làm các thủ tục hải quan cần thiết nhất. Khi này nhân viên sẽ được lệnh và cấp container rỗng theo lệnh để đi đóng hàng.

Lưu ý khi lấy booking note

Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn hàng hóa minh đã chuẩn bị đầy đủ và chỉ việc chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và kéo hàng đi.
Cần chủ động nắm rõ về thời gian tàu chạy để có thể hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu, đồng thời bố trí sao cho hàng hóa lên tàu được vận chuyển sớm nhất có thể.
Để được chủ động hơn trong việc booking tàu, bạn hãy tìm một Forwarder uy tín để có thể thực hiện công việc booking note. Bởi khi này, họ sẽ là những người thông thạo trong việc này, và thực hiện một cách dễ dàng hơn trong công việc lựa chọn loại tàu phù hợp và booking đúng thời điểm nhất.
Tìm kiếm các đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Mẫu booking note của hãng tàu

Dưới đây là một số mẫu booking note của các hãng tàu, bạn có thể xem chi tiết:

Mẫu 1

Mẫu 2

So sánh Booking note và booking confirmation

Việc xác nhận booking note của các hãng tàu (shipper) theo kế hoạch đặt chỗ với chủ hàng chính là booking confirmation.

Mỗi hãng vận chuyển sẽ có một mẫu booking confirmation khác nhau, nhưng bạn phải tuân thủ theo quy tắc lặp đi lặp lại các thông tin sau khi booking note, gồm có:

Tên của hãng tàu vận chuyển, tên tàu vận chuyển, số chuyến vận chuyển, ký hiệu, ETD và giờ cát máng,… .
Số lượng hàng hóa trên tàu, trọng lượng xếp hang lên tàu, số lượng container rỗng đã được đóng gói, thời gian DET/DEM, số điện thoại dễ dàng liên lạc,…

Như vậy, HPW CARGO đã giúp bạn giải đáp thắc mắc “booking note là gì“, đây là một khái niệm vô cùng quan trọng bạn cần phải biết khi thực hiện chọn hãng tàu vận chuyển cho hàng hóa của mình. Nếu còn điều gì chưa rõ liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn ngay nhé!

Bạn có thể quan tâm: