PO là gì trong xuất nhập khẩu? PO có tác dụng gì?

PO là gì trong xuất nhập khẩu? Nếu bạn đang chưa rõ khái niệm này, hãy đọc bài viết sau đây của  HPW CARGO để tìm được câu trả lời cho mình nhé!

PO là gì?

PO – viết tắt của Purchase Order – đơn đặt hàng, đây là một tài liệu thương mại và là ưu đãi chính thức mà người mua sẽ cung cấp cho người bán. Tài liệu này sẽ bao gồm những thông tin như số lượng, giá thoả thuận của sản phẩm, dịch vụ.

Hay nói cách khác, đây là loại giấy tờ mà ở đó, người bán sẽ xác nhận nhu cầu của người mua. Trong giấy tờ này còn có chữ ký của 2 bên và được xem là hợp đồng mua bán có tính pháp lý trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó.

PO dùng để làm gì?

Đây là một loại giấy tờ được sử dụng trong kinh doanh và có thể có sự ràng buộc về mặt pháp lý nếu 2 bên mua và bán chưa ký hợp đồng. Ngoài ra, một số mục đích sử dụng Purchase Order hiện nay phải kể đến như:

• Nhằm cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hoá, dịch vụ mà người mua mong muốn bên bán đáp ứng.
• PO cũng góp phần giúp người bán có thể quản lý được các hoạt động như mua nguyên liệu, hàng hoá và dịch vụ từ bên ngoài.
• Khi đã ký kết, người bán cũng sẽ đảm bảo được quyền lợi của mình hơn trong trường hợp người mua không chi trả các khoản được cung cấp bởi bên bán.

PO giúp người bán đảm bảo được quyền lợi của mình

• Đảm bảo quyền lợi của người mua nếu bên bán không cung cấp đúng hoặc đủ theo cam kết đã ký trước đó, làm ảnh hưởng đến hoạt động, sản xuất của bên mua.
• Quy trình hoạt động sử dụng Purchase Order cũng sẽ giúp quy trình mua bán giữa các bên hợp lý và tăng tính hiệu quả trong quá trình vận hành của công ty.

Nội dung trên Purchase order

Về cơ bản, trên Purchase Order sẽ cung cấp các thông tin về đơn hàng như số lượng, mẫu mã, bao bì… Những đơn hàng cũng sẽ có những cách trình bày khác nhau, phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của bên mua và bên bán. Tuy nhiên, nội dung trên giấy tờ này sẽ bao gồm những mục sau:

• Số và ngày.
• Các thông tin cơ bản về người mua, người bán.
• Mô tả hàng hóa thông tin về hàng hoá.
• Số lượng của mỗi mặt hàng.
• Thông số kỹ thuật chi tiết của mặt hàng.
• Đơn giá của từng sản phẩm.
• Tổng giá trị hợp đồng của đơn hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Điều kiện giao hàng.
• Chữ ký của các bên tham gia.

Hình ảnh mô tả nội dung trên Purchase order

Các dạng Purchase Order hiện nay

Hiện nay, sẽ có 2 dạng chính để khách hàng lựa chọn mỗi khi có nhu cầu đặt hàng. 2 dạng này là gì? Cùng chúng tôi điểm qua ngay bên dưới đây:

PO điện tử

Thay vì sử dụng đơn đặt hàng bằng hình thức giấy truyền thống trước đây, bạn đã có thể thực hiện cung cấp các thông tin cần thiết thông qua PO điện tử khá tiện lợi. PO điện tử là hình thức được ứng dụng cho những đơn hàng, dịch vụ mua trực tuyến. Một số tên gọi khác có thể kể đến như mua hàng điện tử, mua sắm trực tuyến.

PO điện tử

PO phi điện tử

• Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng phương thức đặt hàng thông qua giấy hay còn gọi với cái tên khác là PO phi điện tử. Purchase Order phi điện tử được sử dụng trong các giao dịch trực tiếp, trở thành một loại tài liệu kinh doanh cần thiết trong quá trình giao dịch giữa bên mua và bên bán.
• Với hình thức này, bên mua sẽ cung cấp các thông tin về hàng hóa, dịch vụ mà mình cần theo một khuôn mẫu nhất định và gửi đến bên bán. Nhiệm vụ của bên bán là thực hiện các yêu cầu được bên mua cung cấp qua PO. Từ đó, các hoạt động giao dịch sẽ diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn, giúp doanh nghiệp có thể để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng của mình hơn.

PO phi điện tử

Quy trình sử dụng PO

Để có thể sử dụng PO để mua hàng hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo quy trình các bước được chúng tôi cập nhật và gửi đến bạn ngay sau đây:

• Bước 1: Cần xác định nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp của mình.
• Bước 2: Bên mua sẽ gửi mẫu đã cung cấp các thông tin cần thiết để bắt đầu mua hàng.
• Bước 3: Bên bán sẽ xác nhận đơn hàng và xác nhận các thông tin về điều kiện dịch vụ, đặt hàng với bên mua. Nếu 2 bên không đi đến thỏa thuận chung thì giấy tờ này sẽ bị huỷ.
• Bước 4: Khi đã xác nhận, bên bán sẽ bắt đầu chuẩn bị các nguyên liệu dựa trên các thông tin đơn hàng mà bên bán cung cấp để đáp ứng được nhu cầu kịp thời gian.
• Bước 5: Sau khi bên bán đã hoàn tất đủ số lượng đã cam kết sẽ thuê một đơn vị vận chuyển và cung cấp đơn hàng đó đến bên người mua.
• Bước 6: Bên bán sẽ lập hóa đơn có số Purchase Order mà bên mua đã cung cấp để đảm bảo tính chính xác và kiểm tra thông tin được diễn ra nhanh chóng nhất.
• Bước 7: Sau khi nhận hàng, bên mua sẽ kiểm tra hàng hóa và tiến hành thanh toán như đã cam kết trong đơn đặt hàng.

So sánh Purchase order với Invoice

Invoice và PO đều là các loại giấy tờ được sử dụng trong quá trình mua và bán hàng hoá giữa các bên. Chính vì vậy, hiện nay có không ít người vẫn thường nhầm lẫn vai trò của 2 loại giấy tờ này. Cùng chúng tôi khám phá ngay những điểm khác biệt để giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về chúng nhé!