Proforma invoice là gì? Nội dung hóa đơn chiếu lệ gồm gì?

Proforma invoice là gì? Nội dung của hóa đơn Proforma Invoice có những gì? Hóa đơn chiếu lệ phát hành khi nào? Hóa đơn này được sử dụng trong các trường hợp nào? Mẫu hóa đơn Proforma Invoice hiện nay. Nếu bạn đang có cùng câu hỏi trên, hãy đọc bài viết dưới đây của HPW CARGO để được giải đáp nhé.

Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ (viết tắt là PI), có thể coi đây là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng chuẩn bị xuất hoặc nhập khẩu.

• Tuy PI có hình thức giống với hoá đơn thương mại nhưng lại không được dùng để thanh toán trong các giao dịch.
• Đây là một chứng từ để cam kết giữa người bán và người mua về thông tin của lô hàng là đúng với thực tế và xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó trước khi chúng được cung cấp.
• Dựa vào hóa đơn chiếu lệ, bạn sẽ biết được những thông tin cơ bản của lô hàng như mẫu mã, số lượng, chủng loại, đơn giá, điều kiện giao hàng,…
• Bạn có thể hiểu đơn giản, hóa đơn chiếu lệ là một bản nháp được phép sửa đi sửa lại nhiều lần, đến khi 2 bên mua – bán đạt được những điều kiện tốt nhất thì sẽ cho các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.

Nội dung của hóa đơn PI

Nội dung của một hoá đơn chiếu lệ – Proforma Invoice gồm các nội dung cơ bản như:

• Các thông tin như tên của người bán và người mua cùng với đó là địa chỉ, số điện thoại…
• Mô tả sản phẩm cần gửi như số lượng, tên mặt hàng, giá cả, cách thức đóng gói,…
• Tên của cảng sẽ bốc hàng.
• Tên của cảng dự kiến sẽ mang hàng hóa đến.
• Ngày dự kiến hàng sẽ được giao đến tay người nhận.
• Thông tin về thời gian cũng như mã chiếu lệ để các cơ quan chức năng dễ dàng kiểm tra và lưu lại hồ sơ.

Khi nào Proforma Invoice được phát hành?

Thông thường, trong quá trình mua bán không nhất thiết phải xuất hóa đơn chiếu lệ (PI), chính vì vậy, hiện nay không có một quy định cụ thể nào về thời gian xuất loại chứng từ này.

Tuy nhiên, việc xuất PI sẽ giúp cho quá trình gia dịch giữa 2 bên diễn ra thuận lơi hơn và được xuất ra trước khi đơn hàng được gửi đi.

Cụ thể hóa đơn này thường được phát hành vào các thời điểm:

• Trước khi hàng hóa được giao hoặc chưa sẵn sàng
• Khi người bán cần có chứng từ để xác nhận giá trị của lô hàng để làm thủ tục hải quan (đối với một số quốc gia yêu cầu)
• Proforma Invoice có thể được phát hành trước khi chưa có đầy đủ thông tin, chi tiết cuối cùng để hoàn thiện hóa đơn thương mại chính thức. Mục đích là để cả 2 bên mua – bán đều có đầy đủ thông tin của lô hàng và thỏa thuận đến khi cả 2 bên hài lòng về các điều khoản, hàng đã đóng vào container hoặc đã được chuyển đi, thì người bán sẽ phát hàng hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng đó.

Các trường hợp cần dùng hóa đơn chiếu lệ (PI)

Tuy rằng PI không có chức năng dùng để thanh toán, nhưng lại cần thiết có hóa đơn chiếu lệ trong những trường hợp dưới đây:

• Bên xuất khẩu cần có giấy tờ chứng minh về hàng hóa chính vì vậy hóa đơn chiếu lệ là giấy tờ chứa các thông tin đầy đủ để đưa cho các cơ quan thông hành.
• Ở một vài quốc gia và vùng lãnh thổ sẽ bắt buộc phải có PI khi các nhà nhập khẩu cần các thông tin về giá trị hàng hoá để có thể hoàn thành nhanh chóng các thủ tục hải quan.
• PI được xuất ra khi các thông tin cần thiết của lô hàng chưa đầy đủ hoặc hóa đơm thương mại (commercial invoice) chưa phát hành kịp. Sau khi các thông tin đầy đủ và người mua cảm thấy các điều khoản giao dịch không có vấn đề gì thì bên xuất hoá đơn sẽ xuất ra hoá đơn thương mại.

Mẫu hóa đơn Proforma Invoice

Cùng tham khảo một số mẫu hóa đơn thường gặp với đầy đủ các thông tin cần thiết được chúng tôi đề cập bên dưới đây:

Mẫu PI thứ 1

Mẫu PI thứ 2

Mẫu PI thứ 3

Những câu hỏi thường gặp liên quan đến Proforma invoice

Để biết cụ thể hơn những vấn đề liên quan đến PI, cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua những câu hỏi được tổng hợp ngay sau đây nhé!

1. Sự khác nhau giữa Proforma invoice và Commercial invoice

Trên thực tế, cả 2 loại hoá đơn này có nhiều điểm tương đồng nhưng giá trị của chúng khi giao dịch lại không giống nhau. Cùng chúng tôi điểm qua những điểm khác biệt chính của 2 loại hoá đơn được tổng hợp và trình bày bên dưới đây:

2. Có thể dùng Proforma Invoice để thay thế hợp đồng không?

• Có thể thấy, hoá đơn chiếu lệ chỉ đóng chức năng như một bảng báo giá hoặc cung cấp các thông tin giao dịch và không mang bất cứ yếu tố ràng buộc về mặt pháp lý nào.
• Ngược lại, hợp đồng lại là sự thoả thuận về mặt pháp lý giữa 2 bên khi tiến hành các giao dịch. Hợp đồng sẽ đưa ra những quyền và nghĩa vụ mà các bên cần thực hiện với các điều mục chi tiết hơn bao gồm cả về những hậu quả nếu các bên không tuân thủ về hợp đồng.

Chính vì vậy, trên thực tế, hoá đơn chiếu lệ đóng vai trò cung cấp thông tin nhưng không thể thay thế chức năng của một hợp đồng được.

3. Proforma Invoice có giá trị thanh toán không?

• Hoá đơn chiếu lệ thường đước xem như là bản nháp đầu tiên của hoá đơn nên không có giá trị thanh toán khi thực hiện giao dịch.
• Tuy nhiên, trên PI chứa đầy đủ các thông tin như một hoá đơn thương mại đạt tiêu chuẩn hiện nay nên dựa vào điều này, cả người mua và người bán đều có thể xác định được các thông tin giao dịch.

4. Proforma Invoice để làm gì?

• Hoá đơn chiếu lệ (PI) là hoá đơn được cung cấp trước khi giao hàng hoặc các loại hình dịch vụ, thể hiện sự cam kết giữa 2 bên.
• Thông tin trên hoá đơn bao gồm đầy đủ về mô tả số lượng, thông tin sản phẩm, thông tin của người mua và người bán. Chính vì vậy, hoá đơn chiếu lệ là hoá đơn được cung cấp trước khi giao hàng hoặc các loại hình dịch vụ, thể hiện sự cam kết giữa 2 bên.

Trên đây là khái niệm “Proforma Invoice là gì” trong xuất nhập khẩu và một số các thông tin liên quan tới hóa đơn này. Nếu quý khách có thắc nào về hóa đơn chiếu lệ, hãy liên hệ với HPW CARGO qua hotline 0919001656 để được giải đáp nhé!